La Carta Comercial

TÉCNICAS DE OFICINA PRE-UNIVERSITARIO

INTRODUCCIÓN

En el ámbito de las oficinas la creación de documentos de comunicación escrita son vitales, de ahí la importancia de conocer el concepto, finalidad, formato, así como aplicar una excelente redacción y ortografía. A continuación se conocerá sobre el primero documento vital en el ámbito del comercio y la administración de oficinas, la carta comercial. 

 

LA CARTA COMERCIAL 

 

Uno de los documentos más utilizados en el ámbito de las comunicaciones en las oficinas, empresas e instituciones es la carta.

La carta se define como: "Escrito de carácter privado dirigido por una persona a otra" (Moline, 2010).

Existe una gran clasificación:

  • Personal
  • Negocios
  • Comercial
  • Administrativa

La más utilizada es la comercial que en el campo del comercio y administración pública son primordiales.

Este tipo de comunicación escrita es formal, tiene legalidad y proyecta una determinada imagen, además de que causa efecto en el lector.

Su finalidad es la de conseguir una reacción favorable a quien va dirigida, por lo que su apariencia debe ser lo más nítida posible. Por lo anterior, la redacción y ortografía deben ser revisadas con detenimiento. El tono debe ser positivo y la redacción de sus párrafos debe estar organizada en introducción, desarrollo y cierre.

Las partes de la carta son:

Membrete: Identifica a la empresa, persona o entidad que produce la comunicación. Incluye la siguiente información. 

  1. Datos generales de la empresa. 
  2. Nombre. 
  3. Dirección.
  4. Apartado postal.
  5. Teléfono y fax.
  6. Dirección electrónica.

Logotipo: Dibujo o representación gráfica que identifica a la empresa o entidad. 

Lema: Frase que identifica a la empresa o entidad. Generalmente, las entidades utilizan papel con membrete impreso. Sin embargo, si se hace necesario digitarlo, deben considerarse tres aspectos importantes: 

  • Se ubica a una pulgada del borde superior del papel (6 espacios verticales). 
  • Oucpa alrededor de doce espacios verticales, o sea, cinco centímetros (dos pulgadas). 
  • La información se ordena de lo general a lo particular. 

Lugar y fecha: Es un dato de importancia tanto para el remitente com para el destinatario. Las partes de la fecha no se abrevian. Con el propósito de que la fecha sea más informativa para efectos de archivo, se recomienda incluir el nombre del lugar donde se origina la carta, en caso de que no aparezca la localidad en el membrete. 

La forma correcta de escribirla en español es la siguieinte: ciudad dondse se emite la carta, seguido por una coma y la fecha en el siguiente orde: día, mes y año

Ejemplo: 

San José, 15 de octubre de 2016

 

Número de referencia: Se conoce también con el nombre de número de "oficio", o como "consecutivo". Es la identificación alfanumérica secuencial con que se producen la cartas. Incluye las siglas de la entidad que la origina y el n´mero correspondiente. 

Ejemplo: 

 

San José, 15 de octubre de 2016

CSF-25-2016

 

Destinatario: Se refiere al nombre de la persona o entidad a quien se dirige la carta, el cual oscila entre tres y cinco espacios, equilibrados en cuanto a su extensión. Consta de los siguientes datos: 

Título o grado académico, de dignidad o de cortesía: Se emplea el título académico (Br. Prof. Lic. Dra. M.Sc.) o el de dignidad (Mons. Pbro.) En caso de que el destinatario no sea un título profesional, se usa el título de cortesía (Sr. Sra.) y el nombre completo de la persona. Los títulos se abrevian solo si van seguidos del nombre. Se anota el nombre completo con los dos apellidos.

Ejemplo: 

 

Lic. Carlos Fernández Valverde

 

Puesto o cargo: Consta del nombre del puesto o cargo que desempeña el destinatario. 

Ejemplo: 

 

Lic. Carlos Fernández Valverde

Director Académico

 

Nombre de la empresa o entidad: Incluye el nombre completo de la empresa, sin abreviar. 

Ejemplo: 

 

Colegio Saint Francis

 

Apartado postal: Se emplea según las normas establecidas por la Dirección General de Correos. Consta del número asignado a la persona o empresa para su casilla postal y del número del códgio postal, con la localidad a donde se dirige la nota (provincia o cantón). No se abrevia. El apartado es importante porque permite determinar la forma o medio en que se tramita la carta. Esta información se debe consignar únicamente en el sobre. 

Ejemplo: 

 

Apartado postal 358-2150

Moravia, San José

 

Dirección exacta: La dirección se incluye en forma competa, y los datos se ordenan de lo particular a lo general (urbanización, nombre del barrio, calles, avenidas, residencial, ciudad, país). Se usa solamente cuando no se cuenta con dirección postal. Esta información debe consignarse únicamente en el sobre. 

Ejemplo: 

Lic. Carlos Fernández Valverde

Residencial La Florencia

Calle 8, Avenida 1

Moravia, San José

Saludo: El saludo es una expresión de cortesía que se ubica antes del cuerpo o desarrollo de la carta. Se escribe dos espacios verticales despúes del destinatario. Se escribe con mayúscula solo la primera letra del saludo. Se le coloca al final los dos puntos. 

Ejemplo: 

 

Estimado señor: 

Estimada señora: 

Estimados señores: 

Texto o cuerpo: Es la parte más importante de la carta porque contiene el mensaje que se desea comunicar. Se escribe a espacio o interlineado simple. Cada párrafo se separa por una línea en blanco. 

Ejemplo: 

La estudiante Araina Gómez García de la sección 9-1 presentó a la Dirección Académica los documentos y tiene el permiso para que se le repong la comprobación de Computación, correspondiente al primer trimestre. 

La estudiante dispone únicamente de tres días hábiles para presentar este documento al profesor respectivo. 

La despedida: Es una frase de cortesía que indica el final de la comunicación. Se ubica dos espacios verticales despúes del final del texto, al margen izquierdo o al centro, según el estilo de la carta. Se agrega una coma al final de la frase de despedida. 

Ejemplo: 

Atentamente, 

Cordialmente, 

Antefirma: Se refiere al nombre que identifica al departamento, secció o unidad administrativa de una organización o entidad que genera el documento. Se escribe en mayúscula cerrada o total, dos espacios verticales despúes de la despedida. Se ubica al margen izquierdo o del centro hacía la derecha según el estilo de la carta. También se utliza la antefirma en aquellos casos en que el papel n otiene impreso el membrete, para identificar la razón social. 

Ejemplo: 

Atentamente, 

COORDINACIÓN ACADÉMICA

La firma: Indica el nombre y los apellidos de la persona que le da autenticidad al documento. Debe firmarla solamente la persona que legalmente tiene la competencia para hacerlo. 

Se dejan de cuatro a seis espacios verticales después de la antefirma, o más espacios, dependiendo del tamaño de la firma o rúbrica. 

Se ubica en e margen izquierdo o del centro hacía la derecha según el estilo de la carta. 

Ejemplo: 

Atentamente, 

 

COORDINACIÓN ACADÉMICA

 

 

Carlos Fernández Valverde

Director

Iniciales de identificación: Se refiere a las iniciales de la perssona que digita el documento. Se ubican siempre en el margen izquierdo del documento, dos espacios verticales despúes del cargo, y se anotan en minúscula o mayúscula. 

Ejemplo: 

 

Atentamente, 

 

DEPARTAMENTO DE IDIOMAS

 

 

Lilliam Pérez Calderón

Coordinadora

 

mmv

Copias: La palabra copia se utliza para indicarle al receptor que otras personas recibiarán la misma comunicación. 

Se escribe la abreviatura de la palabra copia al margen izquierdo, se deja un espacio y se antoa el título, el nombre y el cargo de la persona. 

La copia se escribe dos espacios verticales despúes de las líneas de iniciales o de anexo, en el caso que exista. 

Los nombres de las personas se ordenan considerando principalmente la jerarquía o el orden alfabético. 

Ejemplo: 

Le adjunto el Calendario con las fechas más imortantes relacionadas con pruebas de comprensión y giras del Área de Ciencias. Además, un ejemplar del nuebo libro entregado por la Editoraial Casanova. 

Atentamente, 

 

Carlos Fernández Valverde

Coordinador Académico

 

LES

Anexos 2

 

C. MEd. Walter Murillo García

    Director General

 

   Lic. Yolanda Zúñiga Soto

   Coordinadora de Área

Ruta de acceso: Cuando la carta se digita en una computadora se sugiere indicar la ruta de acceso al documento en el respaldo que se guarda en el archivo. La ruta de acceso es la línea que se incluye al final de cada documento, en la parte inferior de cada página. Facilita la localización en el disco duro o unidad externa para realizar revisiones, distribución, archivo o eliminación. Incluye la unidad de disco, directorio o subdirecotrio en el que se está guardado. 

Esta anotación es solo de intéres de la oficina productora o del emisor del documento, dado que es confidencial, por lo que se idnica en el documento que se conserva para fines de archivo físico, el cual facilita lal colacación del archivo en la computadora. 

Ejemplo: 

Adela Pacheco Urbina

Coordinadora del Programa

 

MUG

 

 

 

F:/CARTAS/consecutivo 2016/carta 200-2016

El centrado de la cartas: Uno de los aspectos más importantes en la apariencia de la carta es la técnica del centrado. Los márgenes laterales que se coloquen dependerán de la extensión de palabras que contenga la carta. 

Para calcular el largo del texto deben considerarse las palabras comprendidas desde el saludo hasta la despedida. Las otras líneas como la fecha, dirección y la firma no se tomarán en cuenta. 

Distribución de las partes: Uno de los elementos que contribuye a que una carta luzca atractiva es el de distribución. Existen lineamientos en cuanto a cómo deben distribuirse cada una de las partes dentro de la carta. 

El mecanográfo o digitador debe tener sumo cuidao de revisar que la misma cumpla con este elemento. Para tal acción, los procesadores de palabras tiene la opción "vista previa" para asegurar que el documento luce bien distrubido. Por otra parte, la computadora ayuda en esta labor, dado que fácilmente se pueden agrear o eliminar espacios verticales. 

Puntuación en las cartas: El tipo de puntuación utilizado en las cartas se denomina puntuación estándar. Consiste en colocar el signo de los dos puntos (:) después del saludo, y una coma (,) despuúes de la línea de despedida. 

Ejemplo: 

Estilos de la carta comercial

Los estilos que se derecomenda emplear para la elaboración de las cartas son los siguientes: bloque extremo, bloque y semibloque. Básicamente, las diferenciaentre cada estilo está en la ubicación que cada un o hace de las líneas de la fecha, despedida, firma, así com oel uso de la sangría. 

ESTILO BLOQUE EXTRREMO

Es un estilo sencillo, económico en tiempo y que reqquiere menos esfuerzo para su elaboración . Se caracteriza porque todas las líneas parten del margen izquierdo. Po su simplicidad es uno  de los más usados. 

Ejemplo: 

ESTILO BLOQUE

Se caracteriza porque la línea de la fecha, la despedida, la antefirma y la firma mecanografiada se escriben a partir del centro del papel hacía el margen derecho. 

Emplea espacio sencillo entre líneas y doble espacio entre cada uno de los párrafos de la carta. También es conocido como estilo bloque modificado. 

Ejemplo:

ESTILO SEMIBLOQUE 

Este estilo se caracteriza porque los párrafos van sangrados cinco espacios; además de usar la fecha, la despedida, la antefirma y la firma mecanografiada al centro del papel, hacía el margen derecho. 

Emplea espacio sencillo entre líneas y doble espacio entre cada uno de los párrafos que componen la carta. 

Ejemplo: 

 

 

 

 

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